Hier folgt nun also versprochene Abhandlung darüber, wie man Zeit sparen und damit erfolgreicher arbeiten kann.
- Mache dir Tagespläne und To-Do-Listen
- Plane jede Aufgabe durch
- Aufgabe für Aufgabe
- Setze sinnvolle Pausen
- “Lösche” erledigte Aufgaben
Durch solche Listen kannst du dir immer wieder ins Gedächtnis rufen, was du noch alles machen musst und was auf keinen Fall auf der Strecke bleiben sollte.
Diese To-Do-Listen können ganz altmodisch auf ein Blatt aufgeschrieben werden, es gibt aber auch (Online-)Kalender für den eigenen PC/Mac, die ein solches Aufgabenmanagement übernehmen und sogar audiovisuell an Aufgaben und Termine erinnern – wenn man das möchte.
Hilfreich können auch Boards oder Charts sein, an denen man dann besonders groß und sichtbar Aufgaben, etc. anschreiben kann und nach Erledigung durchstreichen darf.
Nicht nur die Tages-/Wochenplanung selbst ist enorm wichtig. Auch das Durchplanen jeder einzelnen Aufgabe darf nicht vergessen werden!
Möchtest du beispielsweise einen Artikel für deinen Blog schreiben, so kläre den Inhalt vorher: Noch vor dem ersten Schreiben sind Dinge wie Anfang und Ziel (also das Fazit) des Beitrags zu klären, du solltest einen ungefähren Ablauf niederschreiben und schon mal nach Quellen schauen.
Wenn du das alles hast, so wird dir der Beitrag schnell und sinnvoll von der Hand gehen.
Es macht keinen Sinn, wenn du mehrere Aufgaben nebeneinander erledigen willst. Wenn du mit Aufgabe 1 angefangen hast, dann mache diese Aufgabe auch erst zu ende, bevor du mit der nächsten anfängst. Hälst du dich daran nicht, so wirst du dich schnell verzetteln und keine der Aufgaben wirklich erledigen.
Pausen braucht der Mensch, keine Frage!
Allerdings solltest du diese Pausen vorher mit einplanen und nach einem festen Schema einbauen.
Beispielsweise sind Pausen immer nach dem Erledigen einer Aufgabe sinnvoll. Machst du die Pausen hingegen mitten in einer Aufgabe, so kannst du die Aufgabe eigentlich noch einmal neu planen. Denn Pausen bedeuten auch immer eine Unterbrechung mit Vergessen.
Wenn du eine Aufgabe beendet hast, so mache das dir und deinem Gehirn auch noch mal visuell klar: Streiche die Aufgabe sichtbar durch, oder ändere ihren Status erkennbar auf “erledigt”. Tust du das nicht, bleibt diese bereits erledigte Aufgabe immer noch irgendwie im Hinterkopf und lässt den Aufgabenberg immer noch riesig erscheinen, obwohl du den Großteil vielleicht schon geschafft hast.
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Dem ganzen kann ich nur zustimmen.
Oftmals beschwert man sich wie schnell der Tag doch rum ist und man wieder mal “nichts” geschafft hat. Wenn man sich dann aber anguckt wie effektiv man die Zeit genutzt hat, merkt man, wo noch eine Menge Potential vorhanden ist.
Wahre “Zeitfresser” sind die immer wiederkehrende Prüfung nach neue Emails. Hier reicht es sicherlich aus ein bis zweimal am Tag zu prüfen.
Als weitere “Zeitfresser” würde ich die dauernde Überprüfung der Besucher Statistiken nennen. Hier gibt es wahre “Experten” die alle 15 Minuten nachschauen ob nicht ein neue Besucher sind verirrt hat.
Bzgl.: E-Mails: Mail (das Standardmailprogramm unter Mac OS) gibt mir jedesmal ein akustisches und optimisches Signal, wenn eine neue Mail kommt. Deshalb brauche ich nicht aktiv checken.
Einfach alle Mailaccounts über IMAP mit dem Mailprogramm der Wahl (Thunderbird z.B.) abgleichen, dann muss man nicht ständig auf hotmail, freenet, gmx oder gmail nachschauen.
Selbes gilt für Besucherstatistiken: Woopra einrichten und am Ende eines Tages schauen, wer wann und weshalb gekommen ist.
Zeitmanagement hat eben auch etwas mit dem “am Riemen reißen” zutun, man muss den inneren Schweinehund überwinden und einfach mal die Gewohnheiten ändern!